20.07.2019 21:26:06

Инструкция по добавлению электронной цифровой подписи в документы Microsoft Word 2003/2007

  1. Требования к программному обеспечению
  2. Подписание документов в Microsoft Word 2007
  3. Подписание документов в Microsoft Word 2003

Внимание! Лицо, указанное в тексте документа как подписавшее этот документ, и владелец электронной цифровой подписи, указанный в сертификате подписи, должны совпадать. Документы, в которых лицо, указанное в тексте как подписавшее документ, не совпадает с владельцем ЭЦП, считаются неподписанными!

Требования к программному обеспечению

Для работы с электронными цифровыми подписями в документах Microsoft Word 2003/2007 необходимо установить на компьютер программное обеспечение КриптоПро CSP.

Рекомендуемая версия КриптоПро CSP — 3.6 R2 (не ранее 13 августа 2010 г.).

Тестовую версию КриптоПро CSP 3.6 со сроком бесплатного использования 3 месяца можно скачать с сайта производителя. Лицензию на постоянное использование КриптоПро CSP можно приобрести у производителя либо в удостоверяющих центрах.

Также пользователю необходимо иметь действующий сертификат ЭЦП, выданный одним из авторизованных удостоверяющих центров.

Адреса и телефоны представительств УЦ в Красноярске и других городах указаны на сайтах удостоверяющих центров.

Подписание документов в Microsoft Word 2007

Для того чтобы добавить электронную цифровую подпись в документ Microsoft Word 2007, сделайте следующее:
  1. Создайте и отредактируйте необходимый документ. Сохраните готовый документ на диске компьютера.

    Замечание: Документ должен быть полностью готов и сохранён до момента подписания. Если после добавления ЭЦП документ будет исправлен или ещё раз сохранён, то все подписи в нём станут недействительны!

    Внимание! Никогда не используйте для документов, подписанных ЭЦП, функцию меню «Отправить» / «Электронная почта»! Эта функция вызывает повторное сохранение документа во временной папке и все подписи в документе становятся недействительными.

  2. Нажмите кнопку в верхнем левом углу окна MS Word, выберите пункт главного меню «Подготовить» и подпункт «Добавить цифровую подпись».

  3. Откроется диалоговое окно «Подписание». Если требуется обозначить цель подписания документа, введите информацию в соответствующее поле.

  4. Если требуется поменять сертификат, которым будет подписан документ, нажмите кнопку «Изменить». В открывшемся окне «Выбор сертификата» выберите нужный вам сертификат и нажмите кнопку «ОК».

  5. Для продолжения нажмите кнопку «Подписать». Если на компьютере установлен один сертификат и его ключевой носитель вставлен, то произойдёт запрос pin-кода и к документу будет добавлена подпись.
  6. Если открылось окно «КриптоПро CSP — Вставьте ключевой носитель», то значит, ключевой носитель не обнаружен и его необходимо подключить к компьютеру.

  7. О наличии в документе электронной цифровой подписи (или нескольких подписей) говорит значок в статусной строке документа внизу окна. Для просмотра подписей необходимо дважды щелкнуть мышкой по этому значку либо выбрать пункт главного меню «Подготовить» / «Просмотр цифровых подписей».

  8. Документы, содержащие ЭЦП, по умолчанию блокируются, чтобы не допустить внесения изменений. Для внесения изменений в документ необходимо удалить из него цифровые подписи.
  9. Убедившись в том, что электронная цифровая подпись добавлена в документ, закройте документ без сохранения.

Подписание документов в Microsoft Word 2003

Для того чтобы добавить электронную цифровую подпись в документ Microsoft Word 2003, сделайте следующее:

  1. В меню «Сервис» выберите пункт «Параметры», а затем в открывшемся окне выберите вкладку «Безопасность».

  2. На вкладке «Безопасность» нажмите кнопку «Цифровые подписи».
  3. В окне «Цифровая подпись» нажмите кнопку «Добавить».

  4. В окне «Выбор сертификата» выберите нужный сертификат, а затем нажмите кнопку «OK». При желании, нажав кнопку «Просмотр сертификата», можно просмотреть свойства выбранного сертификата.

  5. После выбора сертификата подписи в окне «Цифровая подпись» появится соответствующая информация. Нажмите кнопку «ОК», а затем кнопку «ОК» в окне «Параметры».
  6. Закройте файл без сохранения.

Внимание! Не используйте для документов, подписанных ЭЦП, функции меню «Отправить» / «Сообщение ...»! Эти функции вызывают повторное сохранение документа во временной папке, и все подписи в документе становятся недействительными.

В Microsoft Word 2003 файл, содержащий цифровую подпись, можно открывать, можно вносить в него изменения, но любое сохранение файла любым пользователем, включая автора файла и носителя цифровой подписи, ведет к потере цифровой подписи.

Если необходимо внести изменения и сохранить их в файл, то следует каждый раз после сохранения заново добавлять цифровую подпись.

Для проверки наличия в документы цифровой подписи:

  • выполните команду «Сервис»/«Параметры»;
  • во вкладке «Безопасность» окна «Параметры» нажмите кнопку «Цифровые подписи»;
  • убедитесь в наличии подписи в окне «Цифровая подпись».